ドキュメント ビルダーは、 Smartsheetのデータと入力可能な PDF を使用してドキュメントを生成します。

プラン

• Business
• Enterprise

プラン タイプと含まれる機能の詳細については、 「Smartsheetプラン」ページを参照してください。

許可

ライセンスを取得したユーザーはドキュメント ビルダーを使用できます。

所有者、管理者、および編集者は、生成されたドキュメントをシート内の行に添付できます。

閲覧者はドキュメントを生成し、そのドキュメントを自分のデバイスにダウンロードできます。

この機能がSmartsheetリージョンまたはSmartsheet Gov に含まれているかどうかを確認してください。

前提条件:

1. シートを準備します。
2. 入力可能な PDF を作成します。
3. シート内の行を入力可能な PDF にマップします。

マッピングを作成したら、いつでもそれを使用してカスタム ドキュメントを生成できます。

マッピングの作成方法はこちらです。

ヒント
フィルターを使用して、ドキュメント生成の準備ができている行を見つけます。詳細については、「データを表示または非表示にするフィルターの作成」を参照してください。

ドキュメントを生成します。

1. ドキュメントを生成する行を選択します。各行は 1 つのドキュメントです。
2. 強調表示された行を右クリックし、[ドキュメントの生成…] を選択します。ドキュメント ビルダー ウィンドウが同じブラウザ タブで開きます。保存されたマッピングが右側に表示されます。
3. ファイル名列を画面上部の出力ドキュメント名フィールドにドラッグします。 注: このフィールドを空白のままにすると、ドキュメントは PDF テンプレートの名前を継承し、それらを区別するのが難しくなります。
4. 保存したマッピングのいずれかで、「生成」ドロップダウン リストを選択します。 シートからドキュメントを生成している場合は、[ダウンロード] または [行に添付] を選択できます。レポートから生成している場合は、[ダウンロード] を選択します。
5. ドキュメントを確認して、データが期待どおりに表示されていることを確認します。データが正しく入力されていない場合は、マッピングの編集が必要になる場合があります。マッピングの横にある鉛筆アイコンを選択し、必要に応じてマッピングを確認および編集します。

追加情報

• 以前に使用したのと同じマッピングを使用して行の新しいドキュメントを生成すると、新しいドキュメントは既存の添付ファイルの新しいバージョンとしてアップロードされます。詳細については、「添付ファイルのバージョンを長期間にわたって最新に保つ」を参照してください。
• 生成された PDF の名前は、マッピング名ではなく、アップロードされたドキュメントの名前を継承します。ドキュメントごとに一意のファイル名を生成できます。
• 一度に最大 100 行のドキュメントを生成できます。
• ドキュメントに同じデータを使用する複数のフィールドがある場合は、PDF 内のフィールドをリンクし、最初のインスタンスをマップします。残りのフィールドは、ドキュメントの生成時に自動的に入力されます。
• 可能であれば、PDF 内のデータ型を制限しないでください。たとえば、テキスト フィールドを使用すると、任意の形式で日付を入力できます。フィールドを制限し、誰かが間違った形式でデータを入力した場合、データは PDF とSmartsheetの間で同期されません。

使用したいすべての行を取得できませんでしたか？

ビルダー ウィンドウの左上隅にある[シートに戻る] を選択し、ドキュメント ビルダー プロセスを完了します。

画像を PDF にマッピングできますか？

セル内の画像を PDF 内の画像フィールドにマッピングできますが、PDF 上のフィールドが画像フィールドであることを確認してください。そうでない場合、ドキュメントの生成時に画像ファイル名が取得されます。