インテーク プロファイル データを収集し、データ収集シートを使用してプロジェクトの作成を管理します。特定の列を使用してデータ収集シートを構成し、摂取プロセスを効率化します。

プラン

• Smartsheet Advanceパッケージ

プラン タイプと含まれる機能の詳細については、 「Smartsheetプラン」ページを参照してください。

許可

Smartsheet Control Centerにアクセスするには、ライセンスを取得したユーザーである必要があります。 この機能がSmartsheetリージョンまたはSmartsheet Gov に含まれているかどうかを確認してください。

ブループリントにおけるデータ収集シートの役割

データ収集シートは、収集されたデータを使用して、プロジェクト シートの概要セクション (またはプロファイル データ) を自動的に入力します。 

データ収集シート は、プロジェクトごとにプロファイル データへのアクセスを標準化し、制限します。 

予算やプロジェクトの期日などの項目をロックすると、チーム メンバーが重要なデータ ポイントを変更できなくなります。 

すべてのフィールドをロックする必要はありません。プロジェクトの作成時に手動でデータを入力できるようにすることもできます。 

 A new project pulling profile data from an Intake Sheet. 

データ収集シートは需要の管理にも役立ちます。 一般的なワークフローの例を次に示します。

• チームはフォームを通じて新しいプロジェクトの提案やリクエストを送信します
• マネージャーは、すべて 1 つのシートから各プロジェクトを確認し、承認または拒否します。
• Control Centerで承認済みプロジェクトを作成できるようになりました

データ収集シートの作成と設定

まず、 Smartsheetを開きます。

1. 「ホーム」タブをクリックします。
2. 左側のパネルで「管理者」ワークスペースを見つけます。
3. 管理者ワークスペースを右クリックし、「新規作成」>「グリッド」をクリックします。
4. [シートに名前を付ける] に、データ収集シートの名前を入力します。
5. 「OK」をクリックします。

特定の列を使用してインテーク シートを構成します。理想的には、インテークシートに次の列を作成します。 

重要 

プロジェクト名列は常に必須です。 

Project Name (Required)
プロジェクト名 (必須) 

この列に各プロジェクトの名前を入力します。プロジェクトを作成するとき、この情報はプロジェクト全体の名前になります。それを概要のプライマリー列に配置します。 

Approval (Optional)

承認 (オプション) 

「承認」列は、Control Centerで作成できるプロジェクトを制限します。 「承認が必要」状態を使用すると、承認されたプロジェクトのみを作成できます。承認列がなければ、データ収集シート上の任意のプロジェクトをプロビジョニングできます。 列タイプのチェックボックスまたはドロップダウンを使用し、各プロジェクトが承認されたときに列を更新します。この方法では、承認されたプロジェクトのみをControl Centerで作成できます。 

Project Created (Optional)プロジェクトが作成されました (オプション)

 「プロジェクトが作成されました」列は、プロジェクトを単一のインスタンスに制限します。プロジェクトを作成済みとしてマークすると、新しいプロジェクトを作成するときにオプションとして表示されません。 列タイプのチェックボックスまたはドロップダウンを使用し、各プロジェクトが承認されたときに列を更新すると、プロジェクトの重複を防ぐことができます。 

Project Link (Optional)プロジェクトリンク (オプション)

ブループリント ビルダーの [インテーク設定]画面で [追加のインテーク オプションを表示] を選択すると、プロジェクト リンクを追加するオプションが表示されます。 これは、 データ収集シートに配置されているプロジェクト自体へのショートカットです。 

Intake Profile Data (Optional)摂取プロファイルデータ（オプション）

 プロジェクトの作成時に追加の列にインテーク プロファイル データを自動的に入力できます。これらの列に、プロファイル データで付けたのとまったく同じ名前を付けます。 ヒント 権限の設定にプロファイル データを使用する場合は、これを連絡先リスト列として構成します。

摂取プロセスを合理化するためのベスト プラクティス

• プロジェクトを承認する場合は、共有を編集者レベルの権限に制限します。
• Smartsheetフォームを作成して、プロジェクトのリクエストを簡単に行えるようにします。
• 新しいプロジェクト リクエストが届いたときにプロジェクト承認者に通知するアラートを作成します。
• 複数段階の承認プロセスを追跡するには、さらに列を追加します。プロジェクトを作成するには最終承認のみが必要です。
• シート フィルターとレポートを作成して、プロジェクトをすばやく見つけて実行します。