自動通知を使用すると、指定したアクションによってワークフローがトリガーされるたびに、更新リクエスト、承認リクエスト、リマインダーを電子メールで受信できます。 

プラン

•  Smartsheet
•  Pro
•  Business
•  Enterprise

プラン タイプと含まれる機能の詳細については、 「Smartsheetプラン」ページを参照してください。 

許可

シートにアクセスできる人は誰でも通知を受け取ることができます。  ワークフローを作成するには、シートに対するライセンスを付与された 所有者 、管理者、または 編集者 レベルの権限が必要です。編集者レベルの権限を持つユーザーは、自分自身を受信者としてアラートまたはリマインダーを作成、編集、または削除することのみできます。  ワークフローの権限について学習します。  システム管理者のみがアカウントレベルの自動化を制御できます。  この機能がSmartsheetリージョンまたはSmartsheet Gov に含まれているかどうかを確認してください。  たとえば、自分が所有するシートを誰かが編集したときにアラートをトリガーするワークフローを作成します。誰かがシートを編集するたびに、 Smartsheet電子メールで通知が送信されます。  電子メールで受信できる通知の種類は次のとおりです。 

•  更新リクエスト
•  承認リクエスト
•  リマインダー

通知メッセージフィールド

電子メール通知を受信すると、電子メールに次のフィールドが表示されます。 

•  送信者名: アラートをトリガーしたユーザーまたはホスト。ただし、表示される電子メールは automation@org.smartsheet.com です。
•  返信先の名前: アラートをトリガーした人の名前とその電子メール アドレス。
•  返信先電子メール アドレス: ユーザーの電子メール アドレス。

通常、メッセージに表示される名前はアラートをトリガーした人物ですが、場合によってはシート所有者の名前が送信者として表示されることがあります。これは、電子メール通知が次のいずれかを配信した場合に発生します。 

•  複数のユーザーの変更によってトリガーされるアラート
•  リマインダー (時間ベースのアラート)
•  更新リクエスト
•  承認リクエスト

アラートの受信方法を構成できます。

ヒント  シートの所有者を確認するには、 Smartsheetでシートを開き、[ファイル] > [プロパティ] を選択します。

注記  無料アカウント、ライセンスなしアカウント、または試用アカウントから送信されるメールでは、システムにより外部 URL が削除され、[外部リンクが削除されました] に置き換えられます。 

通知のベストプラクティス

シート所有者の関連性を維持する

電子メール通知を受け取る人があなたの仕事に関係していることを確認してください。シート所有者が役割を変更するかチームを離れる場合、引き継ぐ人に所有権を譲渡できます。

サービスアカウントを使用する

シートの所有者として複数のユーザーが必要な場合、またはある程度の匿名性が重要な場合は、サービス アカウントを使用します。 IT 部門でサービス アカウントを設定できます。このアカウントには、シートを所有するためのSmartsheetライセンスが必要です。

電子メール通知の受信トレイ ルールを作成する

すべてのSmartsheet通知を 1 つのフォルダーに入れるルールを作成して、更新、承認リクエスト、その他の自動アラートを見つけやすくすることを検討してください。

通知センターを使用する

通知センター を使用する場合、通知を確認するためにSmartsheetアプリからメールの受信トレイに切り替える必要はありません。