関係者と共同作業するためのワークフローを作成する場合、複数の承認をリクエストし、それらの承認に対する注文を作成できます。 

プラン

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 プラン タイプと含まれる機能の詳細については、 「Smartsheetプラン」ページを参照してください。 

許可

ワークフローを作成するには、シートに対するライセンスを付与された 所有者 、管理者、または 編集者 レベルの権限が必要です。

編集者レベルの権限を持つユーザーは、自分自身を受信者としてアラートまたはリマインダーを作成、編集、または削除することのみできます。

ワークフローの権限について学びます。

この機能がSmartsheetリージョンまたはSmartsheet Gov に含まれているかどうかを確認してください。

承認リクエストは、リクエストが承認または拒否されるまでワークフローを一時停止します。承認または拒否されるたびに、パス上の条件とアクションによって次に何が起こるかが決まります。

ヒント 

自動ワークフローを使用して承認をリクエストするために必要な権限を理解するには、ワークフロー権限を参照してください。

承認ワークフローを設定する

 シートを開いた状態で: 

1.  メニュー バーで、 [自動化] > [テンプレートからワークフローを作成...] を選択します。
2.  [更新リクエストと承認リクエスト]セクションで、[指定された基準が満たされた場合に承認をリクエストする...] > [テンプレートを使用] を選択します。
3.  ワークフローの名前を入力します。
4.  トリガー ブロックでは、ワークフローをトリガーする基準を設定します。
5.  オプション: 条件ブロックを作成して、承認リクエストの配信に含める特定の行をフィルターします。
6.  アクション ブロックで、[名前または電子メールを追加] ボックスを使用して、承認が必要な関係者を選択します。

注記 

連絡先を 1 つだけ追加した場合、 Smartsheet が承認ステータスに対して作成するデフォルトの名前は次のようになります: ContactName 承認 (例: John Doe 承認)。複数の連絡先を追加する場合、デフォルトの名前は承認ステータスです。 

1.  [応答を保存する場所] ドロップダウン リストで、承認ステータスを記録する列を選択します。
2.  オプション: [メッセージのカスタマイズ] を選択して、電子メールの件名とメッセージを編集します。
3.  「承認された場合」および「拒否された場合」の下にある「追加」ボタンを選択します。
4.  関係者が承認したか拒否したかに応じて、実行するアクションを定義します。
5.  「保存」を選択します。

                                        Approval workflow

それでおしまい！ワークフローには、最初の承認リクエストの承認または拒否の状態に基づいて、複数の接続されたアクションが含まれるようになりました。 

高度なオプション

[承認のリクエスト] ブロックで、[その他] メニューを選択し、次に [詳細オプション] を選択します。そこで、次のフィールドを編集できます。 

•  送信時 - 承認リクエストを送信した後に承認ステータス列に表示される値を設定します。
•  承認時 - 承認されたリクエストの承認ステータス列 (または選択した列) に表示される値を設定します。 
  •  ボタンのテキスト - 承認ボタンのボタン ラベルをカスタマイズします (承認、サインオフなど)。
•  拒否された場合 - 拒否されたリクエストの承認ステータス列 (または選択した列) に表示される値を設定します。 
  •  ボタンのテキスト - 拒否ボタンのボタン ラベルをカスタマイズします (例: 拒否、拒否など)。

以下の点に留意してください

•  承認列と値がワークフロー全体で再利用される場合、重複したアラートを受け取る可能性があります。これを防ぐには、異なる承認値を使用するか、承認または拒否されたリクエストの後に条件を追加します。
•  承認リクエストの結果に関連するアクションは、承認済みまたは拒否されたステータスによって実行され、承認リクエストの前に定義された条件は考慮されません。
•  ソース シートの承認ステータス列をロックするか、承認が必要なユーザーとシートを共有しないようにして、誰かがシートの承認ステータス列を手動で変更できないようにすることがベスト プラクティスです。
•  1 回のワークフロー実行で送信できる承認リクエスト アクションは 5,000 件までです。

ヒント  無限承認ループを防ぐため、クロスシート数式またはセル リンクを含むセルは承認リクエストをトリガーしません。これを回避するには、更新リクエストを作成します。