ワークフローをトリガーする基準と、変更ベースのワークフローの頻度を定義します。 

プラン

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プラン タイプと含まれる機能の詳細については、 「Smartsheetプラン」ページを参照してください。 

許可

ワークフローを作成するには、シートに対するライセンスを付与された 所有者 、管理者、または 編集者 レベルの権限が必要です。

編集者レベルの権限を持つユーザーは、自分自身を受信者としてアラートまたはリマインダーを作成、編集、または削除することのみできます。

ワークフローの権限について学習します。

この機能がSmartsheetリージョンまたはSmartsheet Gov に含まれているかどうかを確認してください。

自動化ワークフローを作成するときは、次のトリガーから選択できます。 

•  行が追加または変更されたとき
•  行が変更されるとき
•  行が追加されたとき (既存の行の変更に対してはトリガーされません)
•  日付が近づいたら

 [いつ] の横にワークフロー トリガーの基準を入力して、選択したフィールドで必要な変更のみがワークフローをトリガーするようにします。たとえば、アイテムのステータスが完了になった場合にのみトリガーされるワークフローを作成できます。

注記 

[任意の値] への変更によってワークフローがトリガーされる場合、これにはセルが空白になったときも含まれます。 

無限ループを防ぐため、シートを自動的に変更するアクションは、受信セル リンク、クロスシート数式、または受信セル リンクまたはクロスシート数式で別のセルを参照する数式によってトリガーすることはできません。これには、承認のリクエスト、行の移動、行のコピー、行のロック、行のロック解除、日付を記録、ユーザーの割り当てが含まれます。

たとえば、行のステータス セルに、別のシートのセル リンクを持つセルを指す数式が入力されている場合、セル リンクを通じてそのセルの値を変更しても、ステータスが次のように変化したときに行をロックするワークフローはトリガーされません。完了。 

ワークフローの頻度

[ワークフローの実行] ドロップダウンで、ワークフローがトリガーされたときにすぐに実行するか、時間ごと、毎日、毎週実行するかを調整できます。

ワークフローとアラート メッセージのスケジュールは、設定したワークフローの頻度によって異なります。 

これは、週次ワークフローがどのように機能するかの例です。  2022 年 3 月 16 日 (水曜日) に週次ワークフローを作成しました

2022年3月18日(金)から2022年3月24日(木)までのシート変更を実行して評価します。シート変更を経た後、2022年3月25日(金)にシート変更に関するアラートメッセージを配信します。

ワークフローの頻度を設定するには 

1.  Trigger ブロックで、Trigger フィールドが次のオプションのいずれかに設定されていることを確認します。 
   • 行が追加または変更されたとき
   • 行が追加されるとき
   • 行が変更されるとき

 トリガーが「日付に達したとき」に設定されている場合、「時間ごと」、「毎日」、「毎週」のオプションは表示されません。 

1.  次の [ワークフローの実行] オプションのいずれかを選択します。 
   • 毎時
   •  毎日
   • 毎週

ヒント

アクションが実行される 1 時間前にトリガーが実行されるように設定します。これにより、技術的な問題によってアクションが予定どおりに実行されなくなることがなくなります。 

定期的なワークフローをスケジュールする

1.  ワークフローのトリガー ブロックで、[日付に達したとき] を選択します。
2.  [1 回実行] > [カスタム] を選択します。
3.  [カスタム繰り返し] フォームで、ワークフローをトリガーする目的の頻度を選択します。
4.  「完了」を選択します。

ヒント 

特定の日付または特定の実行回数の後にワークフローを終了することもできます。

それでおしまい！これで、指定した繰り返しのタイミングでワークフローが実行されます。ワークフローの実行時にどの行を含めるかを制御するには、自動ワークフローが送信する条件ブロック:フィルターを確認してください。 

以下の点に留意してください

• 「承認された場合」または「拒否された場合」アクションを使用しない、「通知と更新」および承認リクエストのアクション タイプについては、バッチ ワークフローを時間単位、日単位、週単位でのみ実行できます。
•  あなたまたは他のシート共同編集者がワークフロー頻度の期間内に複数のシート行への変更を保存すると、ワークフローに登録しているすべてのユーザーは、グリッド形式で最大 100 行が含まれる単一の通知を受け取ります。
•  ワークフローが時間ごと、毎日、または毎週に設定されている場合は、次のアクション タイプを使用できません。 
  •  セル値をクリアする
  •  人を割り当てる
  •  日付を記録
  •  行を移動する
  •  行をコピーする
  •  行をロックする
  •  行のロックを解除する
  •  承認をリクエストする
  •  「トリガー時」設定を使用してワークフローを保存します。
  •  ワークフローの編集に戻る

時間ベースのワークフローを作成するときは、次の点に注意してください。 

•  日付を手動で選択すると、ワークフローは、設定した条件を満たすすべての行を同時にトリガーします。たとえば、アラートを使用して、特定の日付までに担当者のいないすべての行に対してアクションを実行するよう通知できます。
•  ワークフローの日付フィールドを選択すると、シートは含める行を毎日チェックします。ワークフローの条件を満たす行がない場合、トリガーはありません。
•  日付のない行を含めることはできません。
•  ワークフローを実行する時間を調整することもできます。
•  トリガーのタイムゾーンは常にシート所有者のタイムゾーンと同じです。
•  シートが空の場合、自動化はメッセージを送信しません。