Smartsheetフォームを使用して、データの収集方法とデータへの対応方法を改善します。フォームはデータの収集方法を標準化し、その情報をシートに直接追加して、他のSmartsheetツールを利用できるようにします。

プラン

• Pro
• Business
• Enterprise

プラン タイプと含まれる機能の詳細については、 「Smartsheetプラン」ページを参照してください。

基礎となるシートへのアクセス権を与えずに、フォームを誰とでも共有できます。

フォームを作成できるのは誰ですか？

ライセンスされたシートの所有者または管理者はフォームを作成できます。

Smartsheetトライアル版を使用してフォームを作成できますが、共有することはできません。

ビジネス プランとエンタープライズ プランには、追加のブランド設定とセキュリティ オプションがあります。 フォームに記入できるのは誰ですか？ フォームのセキュリティ設定によっては、誰でもフォームに入力できます。フォーム送信者にはSmartsheetライセンスやログインは必要ありません。

オフライン送信、バーコード スキャン、位置情報などの一部のフォーム機能は、 Smartsheetモバイル アプリ経由でのみ利用できます。ユーザーにライセンスは必要ありませんが、アプリを使用するにはSmartsheetログインを作成する必要があります。 

私が作成したフォームを変更できるのは誰ですか？

ライセンスを付与された管理者または所有者のみがフォームを変更できます。

フォームが作成されたシートを共有しているすべての共同作業者は、シートのフォーム タブにアクセスできます。

シートを共有している全員がフォーム リンクを取得し、そのリンクを他の人に提供できます。

他の人が私のフォームに簡単に記入できるようにするにはどうすればよいですか？

• 意味のある方法でフィールドを順序付けし、データが必要ないフィールドを削除します。
• フォーム固有のフィールド ラベルや指示を追加して、提供すべき情報を正確に把握できるようにします。
• 担当者が正しいデータを提供できるように検証を含めます。
• デフォルト値またはクエリ パラメータを使用して特定のフィールドを事前に入力することを検討してください。
• 条件付きロジックを使用して、フィールドをいつ表示するかを制御します。

ヒント

別のフィールドの値に基づいて特定のドロップダウン値を表示する場合は、ドロップダウン値のセットごとに異なる列を作成します。

収集しているデータが必要なものであることを確認するにはどうすればよいですか？

• 値を入力せずにフォームを送信できないようにするには、フィールドを必須としてマークします。
• フィールド入力 (ドロップダウン/日付/チェックボックス) を制限するか、データ検証を追加することで、一貫したデータ収集を確保します。
• 1 つのシート上に複数のフォームを含めることができます。これは、視聴者ごとに異なるメッセージが必要ですが、データを 1 か所に収集したい場合に便利です。
• 条件付きロジックやクエリ パラメーターを使用して、異なるシナリオで同じフォームを再利用します。
• フォーム ユーザーに表示または変更せずにデータを収集するには、デフォルト値を追加するか、クエリ パラメーターを事前に入力してフィールドを非表示にします。

フォーム上で自分のブランドを使用できますか？

ビジネス プラン以上をご利用の場合は、ロゴ、色、画像を使用してフォームをカスタマイズできます。 「フォームの外観をカスタマイズする」を参照してください。

フォームの送信を自動的に記録するにはどうすればよいですか？

システムの作成日列をシートに追加して、フォームが入力され、新しい行が作成された時間を自動的にキャプチャします。

フォームを送信した人を確認するにはどうすればよいですか？

フォームの送信はデフォルトでは匿名です。フォームに入力しているユーザーを把握するには、連絡先列を作成し (事前入力値なし)、必須にし、電子メール データ検証を追加します。

あるいは、システムの [作成者] 列をシートに追加し、フォームの入力者を自動的に取得するためにSmartsheet へのログインを要求するようにフォーム セキュリティを変更することを検討してください。このセキュリティ設定を変更する前に誰がフォームに記入したかを遡って取得することはできないことに注意してください。

注記
フォームに入力するためにSmartsheetにログインするユーザーは、組織のSmartsheetプランに参加している必要も、ライセンスを持っている必要もありません。

フォームに記入するためにログインが必要な場合でも、共同作業者は、そのシートにも共有されていない限り、基になるシートに送信されたデータにアクセスできません。

フォームに記入した後に自動メールを設定するにはどうすればよいですか？

自動ワークフローでは、フォーム送信によってシートに行が作成されたときや、送信内容に基づいて追加情報が必要になったときなど、重要な時点でシート内の連絡先に電子メールを送信できます。

通知またはリクエストのワークフローをフォームと一緒に使用するには、フォームに記入した人の電子メール アドレスを送信時に連絡先値として収集する必要があります。

このデータを収集するには 2 つの方法があります。

1. 連絡先列を設定し、ユーザーに電子メール検証で電子メール アドレスを入力してもらいます。
2. [作成者] システム列をシートに追加し、ユーザーにサインインを要求するようにフォームのセキュリティを変更します。

注記
フォーム送信者がシートと共有されていない場合は、オートメーション権限を無制限に設定する必要があります。

メールに一意の ID を含めるには、シートに自動番号列を追加し、それを自動メールに含めます。

ヒント

使えるのはメールだけではありません！

フォームから新たに行を作成すると、自動化されたワークフローがトリガーされ、タスク所有者の即時割り当て、行の他のシートへの移動またはコピー、承認サイクルの開始ドキュメントの自動生成などを行うことができます。参照: アクション ブロック: トリガーされる自動化の種類を指定する 

送信されたコンテンツに基づいて関連情報を自動的に表示するにはどうすればよいですか？

基礎となるシートの数式は、フォーム送信と同じ行に追加データを入力することができます。フォームが最初に送信される必要があることに注意してください。

例えば、従業員を表彰するために推薦するフォームがあるとします。フィールドの 1 つは、推薦する連絡先です。フォームを送信するユーザーは、推薦者のマネージャーを知らないかもしれませんが、受賞者を選ぶときにはその情報が必要になります。

この場合、全従業員を1つの列にリストアップし、そのマネージャーを2番目の列にリストアップした別の参照シートを用意することができます。そして、INDEX(MATCH の組み合わせを列式として使用して、シート内のマネージャーを自動的に返すことができます。

フォームの回答を簡単に整理するにはどうすればよいですか？

1. [設定] タブで、新しいフォーム送信をシートの一番上に追加するか、一番下に追加するかを選択します。「フォームの表示および送信オプションを管理する」を参照してください。
2. フォーム送信シートをソースとして行レポートを作成します。レポートから直接作業したり、シートをデータリポジトリとして使用することができます。 レポートでは、関連するフォーム送信をグループ化するか、ソート機能を使用し、新しい行が正しいグループ化またはソート順で自動的に表示されるようにすることができます。

フォーム送信者がアクセスできるデータを制御するには？

どのデータにもアクセスできない フォームの設定を調整する: デフォルトでは、フォームの送信者は自分自身を回答の cc にすることができます。ユーザーはこのボックスにチェックを入れ、自分のメールアドレスを追加することで、フォーム内の質問と一緒に送信した内容のコピーを取得することができます。フォーム作成者として、この機能をオフにすることができます。参照: フォームの表示と送信オプションを管理する

特定のデータへの閲覧のみのアクセス 行レポートの公開: 行レポートを作成し、ユーザーが閲覧できる列と行を制限します。

特定のデータへの編集者アクセス 更新リクエスト: 更新要求ワークフローを設定し、最初のフォーム送信後に行の変更を要求することができます。これは、シートに共有されるべきでない人と共同作業する良い方法です。

Dynamic View: 他の行や列を見られることにセキュリティ上の懸念がある場合は、Dynamic Viewを設定しましょう。

Workapp内の行レポート： 共同作業者が基礎となるシートにアクセスしなくても、Workapp にレポートを含めることができます。

すべてのデータへのアクセス
フォーム送信を収集するシートを共有するか、Smartsheet アカウントを持たないユーザー向けにシートを公開します。