データ保持ポリシーを使用して、組織がコンプライアンスまたは規制上の理由でデータを保存する方法と、データが不要になった後のデータの破棄方法を制御します。

プラン

• Smartsheet Advanceパッケージ

プラン タイプと含まれる機能の詳細については、 「Smartsheetプラン」ページを参照してください。

許可

• システム管理者はデータ保持ポリシーを構成できます。
• ガバナンス制御を有効にするには、Advance Platinum サブスクリプションが必要です。

この機能がSmartsheetリージョンまたはSmartsheet Gov に含まれているかどうかを確認してください。

ガバナンス データ ポリシー コントロールを使用してデータ保持ポリシーを設定し、保持するデータとパージするデータを管理します。

作成できるポリシーは 1 つだけですが、そのポリシーにはいくつでも包含グループを割り当てることができます。現時点でのポリシー条件では、シートとその添付ファイルのみがサポートされています。このポリシーは、指定した作成日または最後に編集した日よりも古いシートに適用できます。

データ保持ポリシーを構成してアクティブ化すると、データ保持ポリシーがバックグラウンドで実行され、保持されるデータがコンプライアンス要件を満たしているかどうかが確認されます。

スキャンによってシートや添付ファイルがポリシーに準拠していないことが検出された場合、シート所有者にはデータが準拠していないことが通知され、アクションを起こさない場合は削除されます。アイテムを準拠させるための措置を講じなかった場合、アイテムは削除されます。削除が完了すると、削除を知らせる追加の通知が届きます。

データ保持ポリシーを設定する

1. 管理センターにログインします。
2. [ガバナンス制御] > [データ保持ポリシー] > [構成] を選択します。
3. 画面の指示に従ってポリシー条件を設定します。
   • 作成日と最終変更日を設定します。
   • ポリシーを実行する頻度、事前通知の量、およびポリシーが影響を与えるグループを設定します。
4. [保存してオンにする] を選択してポリシーをアクティブ化します。

ポリシーはいつでも「ガバナンス制御」から有効または無効にできます。

データ保持ポリシーを編集するには:

• 管理センターの「ガバナンス制御」に移動し、「ポリシーの編集」を選択します。

ポリシーを更新すると、更新でスケジュールされたとおりにスキャンが実行されます。ポリシーに変更を加えると、時間枠が再開され、含まれているグループが追加 (または削除) されます。 注記 データ保持ポリシーは編集または無効にすることができますが、削除することはできません。

削除されたアイテムを回復する

所有者は、ポリシーによってアイテムが完全に削除される前にシートを回復できます。

データ保持ポリシーによって削除されたアイテムを復元するには、次の 2 つの方法があります。

• シートを削除済みアイテム フォルダーの外に移動します。 -または-
• シートを開いて変更し、新しい変更を加えて保存します。